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《山西省重大活动档案管理办法》记者问答 来源:办公室 作者:办公室 发表时间:2019-06-13 16:31:32 点击次数:889

一、为什么要出台《山西省重大活动档案管理办法》(以下简称《办法》)?

(一)制定《办法》是贯彻落实党和国家有关档案工作路线、方针、政策的需要。档案是历史和社会实践活动的真实记录,是国家不可再生的宝贵资源和财富,是进行政治、经济、文化、生态、国防等建设的重要凭证和可靠依据。习近平总书记曾经讲过:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,都离不开档案的作用”。党和国家历来重视档案工作,中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)中指出要“坚持不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力,促进档案事业协调发展”。“县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导,特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等,要监督指导有关方面及时建立档案工作制度”。为了贯彻落实好中办国办【2014】15号文件要求,制定本《办法》非常必要。

(二)制定《办法》是依法治档的需要。为了加强我省重大活动档案的管理,2007年9月修订《山西省档案管理条例》时,将第十四条第(四)项明确为“记录省、市(地)、县(市、区)重大活动的录音、录像、照片等档案,各单位应当严格管理,并在活动结束后半年内按照省人民政府有关规定向同级国家综合档案馆移交”。但从近年来对我省重大活动档案的检查来看,诸如平遥国际摄影大展、中博会、能博会、晋商国际大会等重大活动,由于规模大,承办单位多,有关部门职责不清等导致文件材料大量散失,无法追责。因此,需要配套制定《办法》,对举办重大活动时档案的形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用等进行细化和规范,完善档案管理法规体系,为依法开展重大活动档案管理提供法制保障。

(三)制定《办法》是解决现行重大活动档案管理实际问题的需要。已有的档案工作法律法规无法解决现行重大活动档案管理工作存在的如下问题:一是重大活动档案管理的主体单位以及档案行政管理部门的职责不明确;二是参与重大活动的工作人员档案意识淡薄;三是重大活动档案工作人员专业素质不强;四是重大活动档案移交不主动、不及时等等。上述问题直接造成重大活动档案收集不完整、不系统,最终导致主办单位保管或者移交给国家综合档案馆的重大活动档案不成体系,不能完整体现和真实反映重大活动的全过程,影响了档案的安全和档案的利用。因此,制定《办法》对我省重大活动档案工作依法做出相应规范,解决实际管理过程存在的问题,非常必要。

二、关于《办法》的总体设计和体例问题?

我省颁发的《办法》,采用章、条的体例,分总则、主办单位职责、协办单位职责、档案部门职责、法律责任、附则等6章共32条,规定了各相关单位在重大活动档案形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用工作中的责任和任务,这与已经出台重大活动档案管理办法的十四个省、直辖市、自治区不设章、条的情况不同。根据省内外调研的情况看,大家都很赞同这种设置,一致认为,分章条有两大好处:一是各参与单位和工作人员职责分明,避免了推诿、扯皮;二是便于直截了当的了解和执行本办法。

三、如何界定重大活动及重大活动档案?

我省出台的《办法》,没有采用各省、直辖市、自治区普遍选取的列举法,而是采用综述法将重大活动界定为:“本办法所称重大活动,是指本省各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在省内外、境外组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动;突发事件的应对处置活动;关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。”将重大活动档案界定为:“本办法所称重大活动档案,是指在上述重大活动过程中形成的具有保存利用价值,经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式的原始记录。”列举法可操作性强,但难以将所有的重大活动逐一列举,执行中不可避免会出现挂一漏万的问题,而综述法包罗万象,不能简单明了地体现重大活动,执行中有可能存在由于理解不同所导致的认知差异。通过调研和论证,权衡之后,我们选择了综述法。

四、目前重大活动档案管理的难点是什么?

(一)档案意识问题。我省在重大活动的实际筹备、开展过程中,各主办单位重视接待工作,忽视文档工作,缺乏接受档案业务监督、指导的主动性,档案意识的淡薄直接影响了所有参与单位和工作人员对档案管理工作的认知和投入。

(二)档案收集问题。尤其是新闻媒体单位参与重大活动形成的文件,由于活动一结束就人走楼空,文件材料的归档、收集工作很难实施,而其中特别直观、重要的音频、视频文件材料,由于缺乏强有力的制约手段,即便是正式发表的,也难收集。

(三)工作人员问题。重大活动的性质和特点客观上造成了从事重大活动工作的人员频繁流动,这给重大活动文档工作顺利、科学的开展带来诸多不便和很大困难。

(四)档案部门介入问题。尤其是前期介入难,我省已经归档保存的重大活动档案中严重缺失反映前期筹备、申报情况的文件材料,这客观上折射出了档案前期管理的失控状态,即便档案部门主动上门服务,也因种种原因,无法对整个活动过程的文档工作履行其监督、指导之职责。

五、主办(承办、执行)单位为什么要建立档案形成责任制?

从档案的形成——源头上建立制度,是为了保证文件材料归档和收集的齐全、完整。

六、为什么要明确参与重大活动各项工作的人员在档案管理方面的职责?

“人”是完成各项工作最根本的“元素”。重大活动各项工作都是在“人”的操作下实施的,所以,必须明确参与重大活动各项工作的人员在档案管理方面的职责,才能保证重大活动档案管理工作的效益

七、为什么要把档案管理纳入到重大活动工作方案、突发事件预案和项目任务书之中?

档案是重大活动中不可或缺的基本要素,重大活动,从筹备到结束,其方方面面的工作中都会产生、形成大量的档案,这些档案,伴随重大活动始终,不仅是重大活动完整、真实的体现,而且是历史的传承,只有做好重大活动档案管理的顶层设计,并将其纳入重大活动工作方案、突发事件预案和项目计划任务书,才能确保所形成档案的完整、齐全、真实、安全,有效服务于经济社会建设,才能确保活动科学可持续的开展,才能避免由于忽视档案管理工作所造成的一次次人力、物力、财力的浪费。

八、重大活动文件材料与重大活动档案的区别与联系是什么?

重大活动文件材料,是指重大活动筹备、实施(开展)、结束等过程中形成的文字、图表、音像、数据、实物等各种形式的原始记录。

重大活动档案,是将重大活动文件材料中具有保存利用价值,经过系统整理,按照一定的规律集中统一保存起来的各种门类的文件材料。

简言之,重大活动档案是具有保存利用价值,经过归档处理的文件材料。

九、重大活动文件材料的归档范围是什么?

凡属重大活动筹备、实施(开展)、结束等过程中形成的文件材料,只要对国家、社会具有保存利用价值,都应当纳入归档范围。

十、为什么要对重大活动档案进行开放鉴定?

重大活动档案内容中有涉及党和国家、行业秘密和个人隐私、敏感问题的文件,不宜向社会开放,所以在开放前需要对重大活动档案进行鉴定。

十一、《办法》为什么规定本省公民举办的重大活动要参照本办法执行?

毛主席讲过:“人民,只有人民,才是历史的创造者”。社会历史的进步是由人民来推动的。个人(我省公民)举办重大活动的组织实施者是人民群众的领头羊,活动中所形成的文字、图表、音像、数据、实物等原始记录,是人民群众集体智慧的结晶,或多或少体现了我省政治、经济、文化、生态等等方面的内容,具有一定的地方特色,从另一种角度、层面生动、形象地反映了丰富多彩的社会实践。所以,号召人民群众提高档案意识,参照《办法》科学管理重大社会实践活动中形成的档案,有利于满足社会各方面的需求,对社会的发展、进步有着不可估量的作用和意义。

十二、如何贯彻落实好《办法》?

凡属举办、参与重大活动的各级各类部门,凡属与重大活动档案管理有关的职能部门,都应当站在党和国家的立场,抱着对历史传承负责的态度,通过会议推介、专题培训等方式方法,做好《办法》的宣传贯彻,有针对性地制定出相应的规章制度与实施意见。

重大活动的主办单位,或者承办、执行单位,应当按照《办法》要求开展重大活动档案管理工作,将“档案管理”纳入突发事件预案、重大活动工作方案、项目计划任务书中,明确重大活动档案管理的责任部门和责任人,召集有关部门的工作人员召开专题会议协调解决重大活动档案管理存在、出现的各种问题,组织专题配训,提高档案管理的成效,建立档案形成责任制,从源头确保档案的完整、齐全,责成专人收集所有参与单位形成的重大活动文件材料,并按国家标准规范整理,按时移交。

重大活动的协办单位,应当积极配合主办单位做好重大活动档案管理工作,按照《办法》规定,参加主办单位所召开的档案协调会议、组织的档案业务培训,认真积累所承担项目中形成的文件材料,活动结束后,及时向主办单位移交。

档案行政管理部门,要增强主动性,积极根据所辖区域的具体情况和需要,制定相应的实施细则或者实施意见,解决所辖区域内举办我省组织的重大活动、重大事件中所形成的档案及其管理工作中所出现或者存在的各种实际问题,同时,要做好与相关单位在重大活动档案管理工作方面的对接工作,按照《办法》要求和规定,切实有效地履行职责,在重大活动档案管理工作方案编制、重大活动档案管理基本知识培训、重大活动文件材料归档范围的拟定等方面给予切实有效的监督、指导,争取使所辖区域内各种重大活动中形成的档案,均能做到统一领导、分级负责、归档完整、整理规范、集中管理、按期移交。各级国家综合档案馆,要做好重大活动档案移交后的科学管理和有效利用工作,使重大活动档案能够充分发挥其作用,为经济社会建设服务。


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