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珍爱档案 为国守史
——档案进机关宣传资料
 来源:办公室 作者:办公室 发表时间:2019-06-13 16:33:43 点击次数:6486

                                山西省工业和信息化厅办公室

山西省档案馆收集征集部

    第一关:基础知识练练手

    1、什么样的文件可以转化为档案呢?

    现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案;对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件;按照一定规律集中保存起来的文件。

    2、档案的本质属性是什么?

    档案是以具体内容反映其形成机关或人物的社会活动的历史记录物,所以原始记录性是最本质的属性。

    3、为什么说档案具有凭证价值

    档案是历史的真凭实据,首先它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,客观记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据;其次档案是确凿的原始材料和历史证件,保存着真切的历史标记。

    4、国家档案全宗是什么?

    即“国家全部档案”,是指归国家所有、由国家统一管理的全部档案财富综合,是国家档案信息系统的最高层次。

    5、我国国家档案全宗由几个部分构成?

    根据党和国家的有关文件,分为:中华人民共和国时期的档案,包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、企业和事业单位的档案;以及中华人民共和国以前时期的档案,按照所属的政权性质划分为革命政权档案和旧政权档案。

    6、什么是档案工作?

    档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统。

    7、档案工作的基本原则是什么?

    档案工作的基本原则是:档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

    8、档案室的性质是什么?

    档案室是机关、团体、企事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构,主要为本单位工作、生产和科研服务。

    9、档案室的职能是什么?

    档案室的职责和功能有:指导、监督本单位文件材料的归档工作,保证应归档的文件完整、系统、并按时向档案室移交;负责管理本单位的全部档案和资料,积极提供利用,为本单位的工作、生产和科研服务;为国家积累财富,按规定的时间和要求把具有长远保存价值的档案,向档案馆移交;有些中央和地方专业主管机关,大型企事业档案室,除管理本单位档案外,还对本系统所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。

    10、什么叫归档?

    归档是指各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕之后,不得由承办单位或个人分散保存,必须由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关档案室保存。

    第二关:进阶提升展风采

    11、机关应归档的文件材料有哪些?

    机关应归档的文件材料有:上级机关的文件材料,包括上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料,以及上级机关领发的属于本机关主管业务并要执行的文件等;本机关的文件材料,包括本机关负责召开的代表大会、代表会议、工作会议、专业会议、机关党组、行政领导会议的文件材料等;同级机关和非隶属机关的文件材料;下级机关的文件材料。

    12、档案室在归档组织中应注意哪些问题?

          ⑴档案室要注意文件的形成;要协助文书部门做好立卷归档的组织工作;做好临时性的文件收集工作,以补充归档制度之不足;坚持由文书部门或业务部门立卷归档的制度;加强归档的宣传和档案的科学管理。

    13、档案工作整理的原则是什么?

    要充分利用原有的整理基础,尊重档案的自然形成规律,最大限度地保持文件的历史联系,便于保管和利用。

    14、现行档案接收的期限是什么?

    省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右的档案在本机关保存10年左右,向档案馆移交。

    15、档案的整理必须保持文件之间的历史联系有哪几个方面?

    文件在产生和整理过程中形成的内部相互联系包括:文件在来源方面的联系;文件在时间方面的联系;文件在内容方面的联系;文件在形式方面的联系。

    16、运用年度分类法时如何准确地归档?

    运用年度分类法,要根据文件的准确日期归入相应的年度类别。如果文件上没有标明日期,就要通过分析文件内容、制成材料、格式、字体和其它标记来考证和判定文件的准确日期,或接近文件的准确日期,然后按年度归类。

    17、运用问题分类法时应注意什么?

          ⑴应按文件内容中最基本的问题设置类别,如实地反映出立档单位的主要面貌;类目体系力求简明,必须合乎逻辑;要按文件的主要内容有规律的归类。

    18、机关内党、政、工、团档案的分类主要有哪几种做法?

    一个机关内党、政、工、团档案构成一个全宗,但这些不能混杂在一起,必须分别整理、单独分类。在一个全宗内,首先将档案分成党、政、工、团若干部分,再在每一个部分中继续分类整理;在全宗内,先将机关内最高机构和各单位的档案分别分成党、政、工、团若干部分,再在每一部分中继续分类整理;全宗内档案首先按年度分类,每一年度内的档案又分为党、政、工、团若干部分,在每一部分之内再分类整理;在全宗内,只分党(包括工会、共青团)、政两大部分,或在每一年内分成两部分。

    19、什么叫案卷?

    案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的,具有密切关系的若干文件的组合体。

    20、什么叫全宗卷?

    全宗卷是在管理某全宗过程中形成的,以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。

第三关:实力突破业务精

    21、全宗卷的主要内容是什么?

          ⑴在收集工作中产生的文件材料,如档案交接书和移交目录;在档案整理工作中形成的文件材料,如整理工作方案、立卷说明,立档单位和全宗历史考证等;在档案价值鉴定档案材料分析报告,销毁档案清册,本全宗的档案保管期限等等;档案在保管过程中形成的文件材料;在档案统计、提供利用工作中产生的文件材料。

    22、什么叫档号?

    档号是档案馆在档案接收和整理过程中形成的对档案的编号。通常包括以下四个方面:全宗号、全宗内案卷目录号、每本目录中的案卷顺序号、卷内文件的页号或件号。

    23、什么是档案价值鉴定工作,包括哪些内容?

    档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值。档案价值鉴定工作的主要内容:制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表;具体分析档案的价值,划分和确定不同保存价值的档案的保管期限;拣出无保存价值或失去保存价值的档案给予销毁,以及围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。括而言之,就分析和档案的价值,确定档案是存还是毁。

    24、档案检索工具的种类主要有哪些?

          ⑴按档案检索工具的作用来划分有查找性、报道性和馆藏性三种;按档案信息的处理手段可划分为:手工检索工具和机械检索工具;按使用对象划分可分为公务性和开放性检索工具;按编制方法划分为目录、索引和指南。

    25、什么是全宗指南?

    全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容与成分及其意义的一种参考材料,又称全宗介绍,属于一种工具书,其主要作用是介绍和报道某一全宗的情况,为利用者提供研究机关历史和有关档案的线索。


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  完成党组交办的工作任务。负责机关日常运转,承担机关文秘、政务信息、应急值守、督查、档案、机要、信访、提案、保密、印鉴、会务、接待、大事记等工作。建立健全机关各项规章制度。

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